Un entretien annuel avec chaque collaborateur, à quoi ça sert dans un salon ? A mieux connaître ses salariés, à faire le point sur leurs objectifs passés... et surtout futurs ! Histoire d’anticiper. Et en plus, avec le DIF, ça va devenir incontournable !
OÙ, QUAND, COMMENT...
Choisir le bon moment, le lieu adapté... pour que ce rendez-vous soit efficace !
D’ailleurs, dans l’idéal, cet entretien annuel est plutôt... semestriel. Eh oui ! On entend déjà les managers débordés, argumentant que «de toute façon, les collaborateurs, on les voit tous les jours, s’il y a quoi que ce soit, on en discute...» Sauf que le contexte n’est pas le même ! «On se voit tous les jours, oui, mais derrière le fauteuil, on ne parle que du quotidien», juge Benoît Bodry, à la tête de 3 salons dans la région de Châtellerault.
Pour favoriser l’échange, le lieu doit être neutre. Facile à dire... S’il y en a un, le bureau du manager est bien entendu le lieu idéal. Philippe Tramond, directeur général de la société de conseil et de formation Pilotis, nous livre alors un truc pour «casser le côté hiérarchique» : «salarié et employeur peuvent s’asseoir du même côté du bureau et non pas de part et d’autre.» A défaut de bureau, le salon fait très bien l’affaire. A condition de choisir un moment où il est fermé -et de s’imposer de laisser sonner le téléphone sans se précipiter pour décrocher ! Méfiance en revanche vis-à-vis du bistrot d’en face : pas de problème s’il est calme et les tables bien espacées. Sinon, attention au bruit, aux clients qui prêtent l’oreille...
Enfin, on évite l’effet surprise, type : «au fait, ton entretien annuel, c’est ce soir 18 heures.» On laisse au salarié le temps de le préparer, ce qui le rend plus fructueux pour tout le monde. «Dans le groupe, note Alexandra Landowsky, responsable de la division «coiffure et comportement» au sein de l’Académie Régis France, le salarié dispose d’une fiche d’auto-évaluation à remplir lui-même avant l’entretien. Le manager la remplit de son côté, ce qui permet une discussion concrète sur chaque point.» En pratique, il n’est pas mal qu’à chaque thème abordé, ce soit le collaborateur qui prenne la parole en premier. Double avantage : ça évite le côté «monologue du manager» et parfois, de lui-même, le salarié aborde les sujets délicats.
ON Y CAUSE DE...
Car finalement, au cours de cet entretien, on parle de quoi ? Du passé... et surtout de l’avenir !
Au niveau du passé, bien sûr, on passe en revue l’année qui vient de s’écouler : les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés, les compétences professionnelles (coupe, technique), mais aussi le comportement (relationnel avec la clientèle, ponctualité...) ; les événements de l’année : bilan du stage s’il y a lieu, délégation d’une responsabilité (dans le cas par exemple d’un salarié qui a remplacé le manager pendant les vacances). C’est l’occasion aussi d’évoquer quelques points délicats... L’exemple type étant celui de l’hygiène ou du look d’un collaborateur.
En ce qui concerne l’avenir, on parle objectifs pour l’année qui vient : objectifs quantitatifs, mais aussi qualitatifs (développement de telle ou telle prestation) et comportementaux. «C’est le moment aussi de parler des moyens, des ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs, dont, notamment, la formation», poursuit Philippe Tramond. Enfin, pas de tabou, on n’hésite pas à évoquer la question «gros sous». C’est l’occasion de permettre au collaborateur d’exprimer des souhaits à ce niveau... tout en se réservant un délai de réflexion avant de donner sa réponse !
«Enfin, c’est aussi l’heure d’aborder des champs plus personnels», conseille Alexandra Landowsky. Pas question bien sûr d’être intrusif, mais on peut demander au collaborateur s’il souhaite nous faire part de projets personnels qui peuvent avoir un impact sur la vie de l’entreprise. Après, bien sûr, la balle est dans son camp... mais ça n’est pas forcément inutile d’être averti un peu à l’avance d’un projet de maternité, par exemple. Naïveté? Pas forcément. Certains salariés se livrent plus qu’on ne pourrait le croire (voir le témoignage de Benoît Bodry).
A ÉVITER...
Ni règlement de comptes, ni pensum interminable, l’entretien ne doit pas être redouté par l’un ou l’autre des participants !
L’entretien annuel, ça n’est pas l’heure des règlements de comptes ni de la focalisation sur les problèmes qu’un salarié peut rencontrer avec d’autres membres de l’équipe. A recadrer d’urgence si le collaborateur prend cette voie. «En revanche, la relation manageriale peut être abordée», note Philippe Tramond.
A éviter aussi : les entretiens trop courts (un peu expédiés) ou, au contraire, «fleuves», style 3 heures (ça s’est vu !), qui tournent au vaste déballage un peu fourre-tout. La durée idéale : une heure à une heure trente. Enfin, plutôt que le «tu» accusatoire («tu n’as pas réussi à atteindre tes objectifs»), on privilégie les formules telles que «j’ai constaté que...», «je trouve que...».
«On réussit bien ses entretiens annuels si on «s’entraîne» déjà avec des entretiens mensuels», conclut Alexandra Landowsky. «Difficile de briller en compétition si on ne fait jamais de footings quotidiens !»
TEMOIGNAGES
BENOÎT BODRY dirige avec son épouse un salon Intermède et deux Saint-Algue dans la région de Châtellerault :
«Jouer cartes sur table»
«J’organise des entretiens semestriels, en début d’année et en juin-juillet. On passe en revue les compétences du collaborateur en coupe et technique, le plan de formation à l’année, la façon d’être (accueil, ponctualité, look...). Je n’y évoque pas les objectifs chiffrés, réservés aux entretiens mensuels. Enfin, ça, c’est un choix de notre part.
Plus globalement, l’idée est de mieux connaître les projets, professionnels aussi bien que personnels, des salariées, ce qui nous permet d’anticiper, par exemple sur les embauches. Bien sûr, les filles nous disent ce qu’elles veulent. Mais j’ai été surpris d’en voir certaines jouer vraiment cartes sur table, confiant par exemple que dans les 3 ans elles souhaitaient se marier et avoir un enfant.
Je crois qu’elles savent que nous ne les pénaliserons pas pour autant. Et elles ont pris conscience que ce n’est pas forcément drôle pour celles qui restent si deux filles sont enceintes en même temps. Au chapitre des surprises, j’en ai eu deux récemment qui m’ont confié vouloir s’installer comme coiffeuses à domicile.
Pour moi, la clé de voûte du système, c’est quand même l’entretien mensuel... même s’il ne dure que dix minutes !»
FRANCIS WALTER (7 salons «extrême coiffure» à la rochelle) et franck, manager de 3 des salons :
«mieux connaître les collaborateurs»
«Ce qu’on recherche dans les entretiens annuels ? Une meilleure connaissance des collaborateurs, et un bon suivi de leur évolution. Dans tous les cas, on aborde la question de leur réussite par rapport à leurs objectifs et des objectifs de l’année suivante. Bien sûr, le manager voit chaque collaborateur au quotidien, mais le contact n’est pas du tout le même à cette occasion. C’est différent aussi des réunions de groupe, certains se révèlent plus en face à face. Ces entretiens ont lieu dans les mois un peu creux, octobre-novembre. D’une année sur l’autre, on en garde une trace écrite qui sert de référence. Cela dit, ça ne nous empêche pas au cours de l’année d’aller boire un café pour discuter des soucis qu’on peut rencontrer !»
LE MANAGER JUGÉ OU LES DÉRIVES DU SYSTÈME
La dernière tendance, c’est de demander aux équipes de juger le manager, voire de voter pour lui, au cours d’une sorte d’entretien annuel. Attention, terrain glissant ! Pour Philippe Tramond, «l’entreprise n’est pas une démocratie». Ce qui ne veut pas dire que c’est une dictature pour autant... mais qu’elle fonctionne autour d’un dirigeant qui prend les décisions qui lui semblent judicieuses. Aux salariés d’adhérer... ou de partir !
Et demain, que ferez-vous si les salariés votent contre vous ? «C’est arrivé dans une entreprise du secteur alimentaire», rappelle Philippe Tramond. «Le dirigeant est resté en place, mais du coup certaines décisions qui devaient être prises ne l’ont pas été. ça n’a peut-être aucun rapport, mais elle est aujourd’hui en dépôt de bilan.»
La Rédaction de L'Eclaireur www.leclaireur-coiffeurs.com