EMBAUCHER SON PREMIER SALARIE

UNE CHARGE ADMINISTRATIVE IMPORTANTE

17/09/2013

L’embauche du 1er salarié est une autre étape très importante dans la vie d’un chef d’entreprise. C’est en effet une nouvelle « marche » après celle de l’installation, avec une prise de responsabilité supplémentaire. Cette étape est souvent partiellement franchie par le recours à un apprenti, dont le contrat d’apprentissage est encadré de manière très rigide. Mais la véritable « marche », c’est celle de l’embauche d’un salarié. Et de très nombreuses questions se posent sur le plan administratif.

LE RECRUTEMENT ET LE CHOIX DU CANDIDAT

Le chef d’entreprise est libre de choisir entre les différents modes de recrutements qui s’offrent à lui. Le contenu d’une annonce est réglementé afin d’empêcher toute forme de discrimination : ne pas faire mention d’une limite d’âge et utiliser le signe « H/F » si vous n’employez pas les qualifications au masculin et au féminin.
Attention : toutes les mentions engagent l’employeur, notamment celles concernant la rémunération. Le principe de non-discrimination s’applique également lors du recrutement : il faut faire très attention aux critères de sélection. La Haute Autorité de Lutte contre les Discriminations et pour l’Egalité (Halde) veille à la non sélection sur des critères d’apparence, de sexe, de religion ou sur l’origine ethnique. Le choix du candidat doit se faire sur des critères objectifs et souvent lors d’un essai. Cet essai professionnel ne peut pas dépasser une journée et doit être indemnisé forfaitairement pour le déplacement, sur une base de 7 fois le taux horaire minimum garanti du poste à pourvoir. Lorsque le candidat a été sélectionné, il convient alors de lui formuler soit une promesse d’embauche, soit de lui faire signer un contrat de travail.


LE CHOIX DU TYPE DE CONTRAT DE TRAVAIL

Les différentes options offertes  au recruteur sont détaillées dans le menu " contrats" des "conseils aux recruteurs". Lisez attentivements les avanatges et les inconvénients de chaque contrat attentivement, et prenez votre décison prudemment.. Chaque contrat correspond à un type de situation.

FORMALITÉS OBLIGATOIRES LIÉES À L’EMBAUCHE

Après avoir trouvé le candidat, lui avoir fait signer un contrat de travail ou une promesse d’embauche, il convient de procéder à sa déclaration auprès des organismes compétents.

LA DÉCLARATION UNIQUE À L’EMBAUCHE (DUE)

L’ensemble des déclarations obligatoires est maintenant centralisé sous un formulaire unique : la Déclaration Unique d’Embauche.  Elle est disponible auprès de l’URSSAF où cette déclaration, obligatoire, doit être effectuée. Vous pouvez souscrire cette déclaration par Internet, sur le site www.due.fr. ou http://www.due.urssaf.fr. L’envoi  peut s’effectuer également par courrier ou par fax. Vous devez également  remettre au salarié un document reproduisant les informations de la DUE.
Affiliation du salarié à la Caisse de retraite complémentaire et à la prévoyance. Il est nécessaire de s’inscrire auprès des caisses suivantes en matière de retraite et de prévoyance :

  • pour la retraite : IRPC
  • pour la prévoyance : INPCA
  • pour la Mutuelle : MNM

Une adresse : 170 boulevard de la Villette - 75918 Paris Cedex 19
Un numéro de téléphone : 01 56 41 73 77

REMISE DU BORDEREAU INDIVIDUEL D’ACCÈS À LA FORMATION

Cette formalité ne concerne que les salariés sous contrat à durée déterminée (CDD). Le bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF) est remis au salarié avec son contrat de travail. Ce document est disponible auprès des organismes paritaires collecteurs du 1 %.


LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Vous devez tenir à jour un registre du personnel. Ce registre mentionne les salariés dans l’ordre d’embauchage. Ce registre doit être rempli de façon indélébile (en utilisant par exemple un stylo à bille), et doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date du départ des salariés. Les informations contenues dans ce registre sont les suivantes : ordre d’embauchage, noms et prénoms du salarié, nationalité du salarié, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’entrée, date de sortie (ajoutée au jour du départ du salarié)


VISITE MÉDICALE D’EMBAUCHE

Tout salarié doit obligatoirement faire l’objet d’un examen médical avant son embauche ou, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai. Les coordonnées du service de santé au travail compétent géographiquement sont disponibles auprès de la Direction départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP). Dans certains cas toutefois, la visite doit avoir obligatoirement lieu avant l’embauche, notamment lorsqu’elle concerne une personne handicapée, une femme enceinte, une mère d’un enfant de moins de 2 ans, un travailleur de moins de 18 ans, ou lorsqu’elle concerne un salarié affecté à certains travaux comportant des exigences ou des risques particuliers.


AFFICHAGE OBLIGATOIRE

  • les horaires de travail
  • la période et l’ordre des départs en congés payés,
  • le repos hebdomadaire,
  • avis de l’existence de la convention collective de la coiffure,
  • dispositions sur l’égalité professionnelle hommes et femmes,
  • dispositions sur l’égalité de rémunération entre hommes et femmes,
  • l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise,
  • les consignes en cas d’incendie et les plans d’évacuation,